A QUOI SERT UNE ASSEMBLEE GENERALE

Instance souveraine de la démocratie associative, l’assemblée générale doit être traitée comme une opération de communication interne pour encourager la participation des membres. La préparation d’une assemblée générale (AG) mobilise les dirigeants qui doivent à la fois rendre des comptes à leurs adhérents et les motiver à participer à la vie de l’association et à son évolution.

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 L’instance de décision

L’assemblée générale est la réunion de tous les membres selon les dispositions prévues dans les statuts (éventuellement complétés par le règlement intérieur). Il est impératif, sous peine d’annulation des délibérations, de respecter les modalités prévues en ce qui concerne la périodicité, les convocations, l’organisation et les modes de scrutin. La plupart des associations réunissent une assemblée générale ordinaire (AGO) une fois par an pour faire le bilan de l’année écoulée et discuter des orientations futures. L’ordre du jour est articulé autour des points suivants :

• rapport moral, rapport d’activité, rapport financier, soumis à l’approbation des membres,

• vote des projets et des directives pour leur mise en œuvre,

• vote du budget prévisionnel, quand cette décision n’est pas du ressort du conseil d’administration (CA),

• élection des membres du CA dont la fonction est à renouveler,

• montant des cotisations et tarif des activités,

• délégation des pouvoirs aux responsables,

• questions diverses.

Bien que ce ne soit pas obligatoire, il est vivement conseillé d’enregistrer les délibérations et résolutions de l’AGO dans le «  registre spécial » de l’association. Pour décider de sujets précis affectant la structure de l’association, tels qu’une modification statutaire, la dissolution, une fusion avec une autre structure… une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment, selon une procédure précisée dans les documents statutaires.

 Une opération de communication interne

Pour pallier le risque de faible participation des adhérents aux assemblées générales, il faut faire de celles-ci de véritables actions de communication destinées à séduire les membres. La réunion statutaire, organisée dans le strict respect des règles de l’association, doit être programmée à un moment où la disponibilité des membres est la plus grande, en un lieu facilement accessible par le plus grand nombre, avec un ordre du jour précis et attractif. Dans cet objectif, il est conseillé de faire suivre la procédure statutaire d’un moment de convivialité: repas ou collation, organisation d’un débat sur un thème proche des missions de l’association, etc.

Pendant le déroulement de la réunion, il est important d’accorder un temps de parole aux membres “ de base ”, ceux qui ne participent pas au CA, parce qu’ils font confiance aux dirigeants ou se comportent en simples “ consommateurs ”. Malgré leur position de retrait et leur moindre implication dans le quotidien de l’association, ils constituent une force de proposition à entendre pour coller aux attentes des utilisateurs. Les questions diverses leur sont particulièrement

 Convoquer les adhérents à l’AG

La convocation mentionne l’ordre du jour et précise les points soumis à l’approbation et au vote des participants. Elle est accompagnée des rapports soumis à débat, de sorte que les membres puissent les consulter avant la réunion. Généralement, les statuts ou le règlement intérieur précisent le délai et le mode de la convocation : courrier simple, recommandé, courriel… Une délégation de pouvoir doit être jointe à la convocation pour permettre aux absents de se faire représenter aux débats. À ce sujet, il est nécessaire de prévoir une feuille d’émargement à faire signer à l’entrée de la réunion, où les participants mentionnent en outre les pouvoirs dont ils sont porteurs. La réunion peut commencer lorsque le taux de participation (présents et représentés) dépasse le seuil minimal prévu par les statuts pour les différents votes.

L’équipe du marché des associations