Organiser une journée « portes ouvertes »

jpoVotre association manque de notoriété ? Pourquoi ne pas mettre en place une journée « portes ouvertes ». Voici quelques conseils pratiques pour bien la préparer.

Ouvrir les portes de son association pour une journée est un excellent moyen de faire connaître vos activités. Et peut également vous permettre de recruter des bénévoles, d’accueillir de nouveaux adhérents ou encore de récolter des dons.

Le bon planning

Avant tout de chose, vous devrez fixer une date. L’idéal est de la déterminer plusieurs mois à l’avance pour avoir le temps de bien organiser cette journée et pour en faire la promotion. En fonction du public que vous cherchez à attirer, privilégiez un jour de semaine ou de week-end. Attention aux périodes de vacances et aux jours fériés. Choisissez un jour qui n’entre pas en concurrence avec d’autres événements organisés localement. Si votre manifestation se déroule à l’extérieur, optez plutôt pour une saison où la météo sera favorable. En fonction de la date choisie, vous devrez planifier des réunions préparatoires.

Un programme précis

Il vous faudra également définir le programme de la journée : est-ce qu’il va s’agir d’un simple accueil avec une présentation de vos activités ou d’une journée avec des animations ou un spectacle. Vous devrez aussi déterminer si vous allez offrir une boisson ou une collation et dans ce cas quelles quantités prévoir. Enfin, vous devrez établir quelles seront les personnes mobilisées (salariés, bénévoles…). Le rôle de chacun devra être défini bien en amont pour pouvoir pallier à toute éventualité. Vous devrez aussi vous renseigner pour savoir si le passage d’une commission de sécurité et d’accessibilité est requis. Vérifiez enfin avec votre assureur si vous êtes bien couvert en cas d’accident ou de dommages lors de cette manifestation.

Une communication tous azimuts

Pour que votre journée portes ouvertes soit un succès, n’oubliez pas de communiquer. Affiches, prospectus, communiqué de presse, annonces sur les réseaux sociaux, invitations… Multipliez les supports de communication. Attention à bien indiquer la date, les horaires, le lieu et les coordonnées de l’association (numéro de téléphone, site Web…). Veillez également à prévenir tous vos partenaires : mairie, Conseil général, région, commerçants, entreprises locales, autres associations… Ce sera l’occasion de les accueillir dans un contexte convivial et ils pourront également relayer l’information.

Les derniers préparatifs

Quelques jours avant l’événement, faites le point sur les brochures, plaquettes, bulletins d’adhésion, objets publicitaires dont vous disposez. Vérifiez que toutes les conditions de sécurité sont bien remplies. Relancez les personnes qui se sont engagées à être présentes sur place. Vérifiez également si le matériel que vous avez loué (chaises, tables, estrade…) a bien été livré et pour le matériel technique (sonorisation, éclairage…) s’il fonctionne.

Quelques heures avant le début de la manifestation, pensez également à mettre en place la signalétique d’accès à votre association.

Votre conseiller”association” dans votre Agence Crédit Agricole Mutuel Pyrénées Gascogne, peut vous y aider, en vous donnant accès* au blog Agence ou l’écran TV numérique qui diffuse de l’info locale en continu.

*soumis à conditions